Email Sender Reputation, questa sconosciuta

In buona sostanza la reputazione di un mittente di posta elettronica (Email Sender Reputation) è un punteggio che un provider di servizi internet (ISP) assegna a una organizzazione che invia messaggi di posta elettronica agli utenti che usufruiscono dei suoi servizi. Iniziamo con il chiarire i concetti chiave.

Il primo concetto da avere bene in mente è che il processo di invio di una mail non include il solo mittente e il solo destinatario (questo avviene solo nelle reti locali) ma coinvolge una quantità a volte impressionante di “nodi” della rete internet. Inviare una mail da un computer collegato direttamente alla rete TIM a un utente di Gmail coinvolge almeno 35 server di trasporto. Un normale messaggio di posta elettronica, come quelli che usiamo noi normalmente, fa transitare intorno a una ottantina di kb di dati grezzi per singolo destinatario su almeno 35 server. Pensiamoci un momento.

Il punteggio che ci viene assegnato da ogni singolo server ricevente è cruciale e, se scende al di sotto di una certa soglia arbitrariamente decisa dall’ISP del destinatario, può provocare l’invio nella casella di spam o il rifiuto del messaggio stesso.

Diversi fattori possono influenzare la determinazione del punteggio, inclusi, ma non necessariamente limitati a:

• La quantità di e-mail inviata dall’organizzazione;
• Quanti destinatari sono nei dati grezzi del messaggio;
• L’inclusione dell’organizzazione in una o più blacklist;
• Quante e-mail dell’organizzazione rimbalzano perché sono state inviate a utenti sconosciuti o per altri motivi;
• Quanti destinatari aprono, rispondono, inoltrano ed eliminano i messaggi dell’organizzazione e fanno clic sui collegamenti in essi contenuti;
• Altri

Ogni singolo ISP decide quali fattori includere nella reputazione del mittente e quanto far pesare tali fattori quando calcola la reputazione di ciascuna organizzazione che invia e-mail ad alcuni dei suoi utenti. Un mittente potrebbe avere punteggi di reputazione diversi per diversi ISP. Se un mittente ha più nomi di dominio e invia e-mail da indirizzi IP diversi, ognuno avrà la propria reputazione di mittente.

Teniamo, inoltre, presente che non solo il nostro server di posta potrebbe essere penalizzato dal punteggio dell’ISP ma anche un singolo indirizzo. Va da sé che se più indirizzi dello stesso dominio sono penalizzati da un ISP crolla la reputazione di tutti gli altri indirizzi.

Come proteggere la reputazione?

È fondamentale seguire alcune buone pratiche in modo da poter mantenere un buon punteggio di reputazione specie se si usano grosse quantità di indirizzi.

• Utilizzare il meno possibile gli indirizzi dei singoli operatori sul dominio per invii massivi di posta elettronica (per alcuni ISP già 15/20 messaggi uguali sono un invio massivo). Creare ed abilitare gli utenti postmaster, info e abuse in modo che l’ISP dei destinatari possa contattarli;
• Evitare l’uso del client di posta elettronica, o peggio della Webmail, per l’invio di comunicazioni di massa e non fare mai usare gli indirizzi di posta elettronica di dipendenti, funzionari o amministratori;
• Utilizzare un programma di mailing per gestire gli elenchi di indirizzi e l’invio massivo. Questi programmi sono in grado di inviare i messaggi a gruppi di 10/15 in modo da non intasare la rete e gli ISP dei destinatari oltre ad avere finzioni di controllo e statistiche molto interessanti;
• Una lista di indirizzi di posta elettronica dovrebbe contenere il maggior numero possibile di informazioni sul destinatario e, in particolare, il nome utente dovrebbe corrispondere a quello registrato dall’ISP del destinatario. Inviare messaggi di posta elettronica o collezionare solo gli indirizzi senza il relativo nome utente equivale a far scendere vertiginosamente la reputazione;
• Controllare di frequente la lista di indirizzi di posta elettronica correggendo o eliminando quelle che ci ritornano come non valide, come “casella piena”, o server non valido;
• Attivare una politica di attivazione: inviare un’e-mail di richiesta di conferma quando iscriviamo un nuovo utente alla nostra lista. In questo modo saremo sicuri che l’e-mail dell’utente non solo sia valida, ma che voglia effettivamente ricevere i nostri messaggi di posta elettronica;
• Utilizzare un programma di mailing che ci consenta di monitorare non solo le frequenze di rimbalzo dei singoli iscritti alla lista ma anche quanti utenti hanno effettivamente aperto il messaggio;
• Prestare molta attenzione ai codici di rimbalzo, quelli che ci indicano che il destinatario non esiste o il server è off-line (hard bounce) sono facili da gestire (vedi sopra), mentre i problemi temporanei (soft bounce) devono essere analizzati caso per caso;
• Usare sempre un oggetto del messaggio che sia interessante spingendo il destinatario alla lettura. Gli ISP destinatari sanno sempre se il messaggio è stato aperto e, in base a questa informazione decidono se per un destinatario il mittente è da considerare spam. Ricordiamo sempre che non ci sono uomini che fanno questi calcoli ma programmi, evoluti ma pur sempre programmi;
• Utilizzare le call-to-action, invitando i destinatari a interagire con la mail. Per l’ISP del destinatario significa che il mittente interessa al suo utente e questo equivale a far salire la reputazione;
• Formare tutti gli utenti con una mail del dominio (ma anche chi comunica spesso) sull’uso delle buone pratiche. Una delle peggiori cose che si possono fare è l’utilizzo smodato del “Re:” che dovrebbe essere usato solo per rispondere a un particolare argomento. Se un utente utilizza il “Re:” solo perché si secca di riscrivere tutti gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari l’ISP potrebbe interpretarlo come un disinteresse al mittente e passarlo nello spam o peggio;
• Se la stessa mail deve essere inviata a più di 5/10 destinatari usare una mailing list o inserire i nomini nel campo Ccn. I software degli ISP sono molto sensibili su questo argomento;
• Evitare gli allegati se non strettamente necessari e specialmente se vanno inviati a più persone. È preferibile condividere, magari usando una call-to-action, sul cloud certi documenti piuttosto che far girare megabyte di dati inutili;
• Fondamentale farsi conoscere dagli ISP. Partire dopo un paio di giorni con l’invio di un centinaio di mail potrebbe essere interpretato dall’ISP come un bombardamento. Iniziare con volumi ridotti e salire mano mano con il numero di mail inviate.

In linea di principio dovremmo pensare alla nostra reputazione come mittente di posta elettronica allo stesso modo in cui pensiamo alla nostra reputazione di persone.

Se è facile lavorare con noi e non creiamo problemi avremo una buona reputazione, se creiamo problemi saremo evitati.